.png)
BAB II - KONSEP DASAR INFORMASI
Mutu Informasi
Kualitas Informasi
Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau
ditentukan oleh tiga hal pokok, yaitu akurasi (accuracy), relevansi
(relevancy), dan tepat waktu (timeliness). (Agus Mulyanto, 2009 : 247).
a. Akurasi (accuracy)
Sebuah informasi harus
akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan
banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut tidak bias atau
menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
Ketidakakuratan sebuah
informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau
kesengajaan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut.
Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap
keakuratan sebuah informasi antara lain adalah:
1. Informasi
yang akurat harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang
dihasilkan sebagian tentunya akan memengaruhi dalam pengambilan keputusan atau
menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap
kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
2. Informasi
yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan
perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut.
3. Informasi
harus aman dari segala gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak akurasi
informasi tersebut dengan tujuan utama.
b. Tepat
Waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan dari suatu proses
pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang
terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan
landasan dalam pengambilan keputusan. Kesalahan dalam mengambil keputusan akan
berakibat fatal bagi perusahaan. Mahalnya informasi disebabkan harus cepat dan
tepat informasi tersebut didapat. Hal itu disebabkan oleh kecepatan untuk
mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan
teknologi-teknologi terbaru. Dengan demikian diperlukan teknologi-teknologi
mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan informasi tersebut.
c. Relevansi (relevancy)
Informasi dikatakan berkualitas jika relevan
bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi
pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya
berbeda. Misalnya, informasi mengenai kerusakan infrastruktur laboratorium
komputer ditujukan kepada rektor universitas. Tetapi akan lebih relevan apabila
ditujukan kepada penanggung jawab laboratorium.
Nilai Informasi
Parameter untuk mengukur
nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok
yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi
yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi
pula.
Menurut Sutarman (2012:14), Nilai dari
informasi ditentukan oleh lima hal yaitu :
1) Untuk
memperoleh pemahaman dan manfaat.
2) Untuk
mendapatkan pengalaman.
3) Pembelajaran
yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau
proses bisnis tertentu.
4) Untuk
mengekstrak inplikasi kritis dan merfleksikan pengalaman masa lampau yang
menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini
bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan yang sama yang dilakukan
oleh manajer lain sebelumnya.
5) Suatu
informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan
biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir
keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai
efektivitasnya.
Menurut Gordon B. Davis nilai informasi
dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi
yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat
dinyatakan dengan jelas.
Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan
sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai
berikut :
a) Kemudahan
dalam memperoleh
Informasi memiliki nilai yang lebih
sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan
sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.
b) Sifat
luas dan kelengkapannya
Informasi mempunyai nilai yang lebih
sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi
sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan
secara baik.
c) Ketelitian
(accuracy)
Informasi mempunyai nilai yang lebih
sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi
tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan
pengambilan keputusan.
d) Kecocokan
dengan pengguna (relevance)
Informasi mempunyai nilai yang lebih
sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan
penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya,
karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.
e) Ketepatan
waktu
Informasi mempunyai nilai yang lebih
sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi
berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang,
karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.
f) Kejelasan
(clarity)
Informasi yang jelas akan meningkatkan
kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan
format informasi.
g) Fleksibilitas/
keluwesannya
Nilai informasi semakin sempurna apabila
memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para
manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan.
h) Dapat
dibuktikan
Nilai informasi semakin sempurna apabila
informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi
bergantung pada validitas data sumber yang diolah.
i) Tidak
ada prasangka
Nilai informasi semakin sempurna apabila
informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan
informasi.
j) Dapat
diukur
Informasi untuk pengambilan keputusan
seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.
Kebutuhan Informasi
Informasi yang dibutuhkan oleh seorang Top
Management biasanya bersumber dari hal-hal yang berada di luar perusahaan
(eksternal) yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi jalannya
bisnis. Contohnya adalah keadaan pasar (market), kecenderungan ekonomi (trend),
gejala-gejala sosial masyarakat, kedatangan para pesaing baru, kebijakan
pemerintah, dan lain sebagainya.
Informasi yang dibutuhkan Midle Management,
informasi eksternal maupun internal dibutuhkan untuk menunjang aktivitas
sehari-hari. Contoh informasi dari luar perusahaan yang dibutuhkan adalah
mengenai jenis-jenis bahan mentah atau bahan baku beserta kualitas dan
harganya, teknologi baru penunjang penciptaan produk atau jasa, dan lain
sebagainya. Sedangkan contoh informasi internal yang dibutuhkan adalah seperti
stok barang di gudang, service level kepada pelanggan, dan lain sebagainya.
Informasi yang dibutuhkan Lower Management
yang lebih membutuhkan informasi berkaitan dengan internal perusahaan, seperti
utang pelanggan yang telat dibayar, pesanan yang belum dikirim, ketersediaan
sumber daya manusia untuk produksi, dan lain sebagainya.
Perancangan Sistem Secara Umum
Perancangan sistem berarti aktifitas
penentuan, perencanaan, pemilihan dan pengaturan dari manusia, peralatan, prosedur
serta aliran kerja. Perancangan komponen sistem informasi meliputi : model,
input, output, database, teknologi .
Perancangan
model
Analis sistem dapat merancang model dari
sistem informasi dalam bentuk physical sistem dan logical model. Physical sistem
dapat digambarkan melalui bagan alir sistem (sistem flowchart) yang menunjukan
secara tepat arti fisiknya, seperti simbol lapoan – laporan, harddisk, terminal
(akan menunjukan urutan – urutan kegiatan dari sistem informasi).
Logical model dari sistem informasi akan
menjelaskan bagaimana fungsi – fungsi sistem informasi secara logika akan
bekerja, logical model dapat digambarkan menggunakan diagram arus data (Data
Flow Diagram / DFD). Arus dari DFD dapat dijelaskan dengan menggunakan kamus
data (Data Dictionary). Pengolahan data dari sistem informasi berbasis komputer
membutuhkan metoda & prosedur – prosedur yang merupakan bagian dari model
sistem .
Perancangan
input
Berupa Masukan atau input, merupakan awal
dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang
terjadi dari transaksi – transaksi yang dilakukan. Perancangan input dimulai
dari disain dokumen dasar (source dokumen) yaitu formulir yang digunakan untuk
menangkap data yang terjadi.
Langkah – langkah perancangan input secara umum
sebagai berikut:
1) Menetukan
kebutuhan input dari sistem baru yang dapat ditentukan dari DFD (data flow
diagram) sistem baru.
2) Menentukan
parameter dari input meliputi : bentuk input, sumber input, jumlah tembusan
input & distribusinya, alat input yang digunakan, volume input, periode
output.
Perancangan
output
Output adalah produk dari sistem informasi
yang dapat dilihat, bisa berupa hasil dimedia kertas atau dimedia monitor /
soft copy. Format output dapat berupa keterangan – keterangan, tabel atau grafik.
Yang paling banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk tabel.
Langkah perancangan output secara umum :
1) Menentukan
kebutuhan output dari sistem baru yang dapat ditentukan dari DFD.
2) Menetukan
parameter output meliputi: tipe output, formatnya, media yang digunakan, alat
output yang digunakan, frekwensi / jumlah tembusan, distribusi dan periode
outputnya.
Perancangan
database
Database merupakan salah satu komponen yang
penting di sistem informasi karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi
bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut database
sistem / sistem basis data.
Sistem basis data merupakan suatu sistem
informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari file – file yang saling
berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi
yang bemacam-macam di dalam suatu organisasi.
Tipe – tipe file dalam database:
1. File
induk (master file) dibedakan menjadi:
§ File
induk acuan yaitu file yang menjadi acuan yang bersifat statis, jarang berubah
nilainya.
§ File
induk dinamik adalah file induk yang menjadi nilai dari record – recordnya,
sering berubah.
2. File
transaksi, Disebut juga dengan file input, digunakan untuk merekam data hasil
transaksi.
3. File
laporan, Disebut juga dengan file output yaitu file yang berisi informasi yang
akan ditampilkan.
4. File
sejarah Disebut dengan file arsip, file ini berisi data masa lalu yang sudah
tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang.
5. File
pelindung (Backup file), Berupa salinan dari file – file yang masih aktif yang
digunakan sebagai cadangan bila database yang aktif hilang atau rusak.
6. File
kerja (working file), Disebut juga file sementara (temporari file), dibuat oleh
suatu proses program secara sementara untuk menghemat pemakaian memori selama
proses dan akan dihapus bila proses telah selesai.
Langkah – langkah perancangan database secara
umum:
1. Terlebih
dahulu dilakukan identifikasi file – file yang diperlukan oleh sistem
informasi, dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat.
2. Menentukan
parameter database file meliputi : tipe file, media file (harddisk, disket),
organisasi file (akses langsung, akses urut), fileld kunci dari file.
Perancangan
teknologi secara umum
Teknologi digunakan untuk menerima input,
menjalankan model, menerima dan mengakses data, menghasilkan dan
mendistribusikan informasi, dan membantu pengendalian dari sistem secara
keseluruhan.
Teknologi terdiri dari 3 bagian utama:
1. Perangkat
keras (Hardware).
2. Perangkat
lunak (Software)
3. Teknisi
/ perangkat manusia (Brainware), dapat berupa operator komputer, programmer, spesialis telekomunikasi, analis sistem dan
lain sebagainya.
0 komentar: