.png)
BAB VIII - DESAIN SISTEN SECARA TERINCI
A.
DESAIN INPUT TERINCI
Masukan (input) merupakan
awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang
terjadi dari transaksi – transaksi yang dilakukan oleh organisasi. Data hasil
dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi.
Dokumen dasar merupakan
formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang
sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem
informasi untuk diolah.
a.
Dokumen dasar.
Dokumen
dasar merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap data. Data yang telah
ditangkap dimasukkan kekomputer sebagai input Sistem informasi. Dokumen dasar
dapat membantu dalam penanganan arus data sebagai berikut:
1.
Dapat menunjukkan macam data yang
dikumpulkan dan ditangkap.
2.
Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten
dan akurat.
3.
Dapat mendorong lengkapnya data.
4.
Bertindak sebagai pendistribusian data.
5.
Dokumen dasar dapat membantu didalam
pembutktian terjadinya suatu transaksi yang sah.
6.
Dokuemen dasar dapat digunakan sebagai
cadangan atau pelindung dari file-file computer.
Adapun untuk keperluan
tersbut maka dokuemn dasar harus dirancang dengan baik dengan memperhatikan
hal-hal sebagi berikut:
·
Kertas yang digunakan
·
Ukuran Dokumen dasar
·
Warna yang digunakan
·
Judul Dokumen dasar
·
Nomer dokuemen dasar
·
Nomor urut dokuemn dasar.
·
Nomer dan jumlah halaman
·
spasi yang baik.
·
Pembagian area yang baik.
·
Keterangan.
Tujuannya:
1.
Bagi pemakai sistem digunakan untuk
menilai isi dan bentuk dari input apakah sudah sesuai dengan
yang diinginkan atau belum.
2.
Bagi programmer akan digunakan sebagai
dasar pembuatan program untuk menghasilkan input yang diinginkan. Programmer
membutuhkan desain input ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi
yang harus disajikan di suatu input.
3.
B. Desain
Output
Pada tahap desain outBput secara
terinci, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output
dari sistem baru. Output apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru?
Desain output secara terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini.
Bagaimana dan seperti apa bentuk dari outputoutput tersebut? Desain output
terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Desain output yang akan
dibahas pada bab ini adalah untuk output berbentuk laporan di media keras.
Desain output di media lunak dalam bentuk dialog di layar terminal akan dibahas
di bab selanjutnya.
Bentuk
Laporan
Bentuk dari
laporan yang dihasilkan oleh system informasi yang paling banyak digunakan
adalah dalam bentuk table dan berbentuk grafik atau bagan.
1) Laporan
berbentuk table.
Berikut
ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk table yang menekankan kualitas
isi serta kegunaannya :
a) LAPORAN
PEMBERITAHUAN
Merupakan bentuk laporan
yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini dibuatsesederhana
mungkin tetapi jelas, karena dimaksudkan agar
permasalahan –permasalahan yang terjadi tampak jelas sehingga
dapat langsung ditangani.
b) equipoised
LAPORAN
Isi dari equipoised
report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk
maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi
hal– hal bertentangan, maka dapat disajikan sebagai dasar didalam
pengambilan keputusan.
c) LAPORAN
VARIANS
Macam laporan ini
menunjukkan selisih (Variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan
hasil kenyataannya atau sesungguhnya.
d) LAPORAN
PERBANDINGAN
Isi laporan ini adalah
membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laporan
laba atau rugi atau neraca dapat membandingkan antara
nilai– nilai elemen tahun berjalan dengan
tahun – tahun sebelumnya.
2) Laporan
berbentuk grafik
Laporan yang berbentuk
grafik atau bagan dapat diklasifikasikan diantaranya sebagaiberikut :
a. Grafik
batang ( bar chart)
b. BaganGaris ( grafik
garis)
c. Bagan
Pastel ( pie chart)
BAGAN BATANG
Nilai-nilai dalam grafik
batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk batang-batang vertical ataupun
batang-batang horizontal.
a.
Kebaikan dari grafik batang adalah sebagai
berikut :
- Baik
untuk perbandingan
- Dapat
menunjukkan nilai dengan tepat
- Mudah
dimengerti
b.
Kelemahan dari batang adalah
sebagai berikut :
- Terbatas
hanya pada satu titik saja
- Spasi
dapat menyesatkan
BAGAN
BARIS
Pada bagian baris (line
chart), variasi data ditunjukkan dengan suatu garis / kurva.
Kebaikan dari
grafik garis adalah sebagai berikut :
- Dapat
menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik
- Dapat
menunjukkan beberapa titik
- Tingkat
kecepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya
- Mudah
dimengerti
Kelemahan dari grafik
batang adalah sebagai berikut :
- Bila
terlalu banyak garis atau kurva (lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka akan
tampak rumit
- Hanya
terbatas pada 2 dimensi
- Spasi
dapat menyesatkan
BAGAN
PASTEL
Bagan Pastel (Pie Chart)
merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel (pie). Tiap-tiap
potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data.
Kebaikan dari
grafik garis adalah sebagai berikut :
- Baik
untuk perbandingan sebagian dari keseluruhan
- Mudah
dimengerti
Kelemahan dari
bagan garis adalah sebagai berikut :
- Penggunaannya
terbatas
- Ketepatannya
Kurang
- Tidak
dapat menunjukkan hubungan bebapa titik
- Mudah
dimengert
Pedoman Desain Laporan
1. Untuk laporan formal,
sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu :
•
Judul laporan
•
Tubuh laporan.
•
Catatan kaki laporan yang dapat berisi
ringkasan, subtotal atau grandtotal.
2. Untuk laporan-laporan
yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek serta
tidak mudah kotor.
3. Untuk tiap-tiap batas
tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak 2 1/2 cm, sehingga bila pinggir
laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.
4. Gunakanlah spasi baris
yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.
5. Untuk hal-hal yang
ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal, atau
digaris-bawahi.
6. Gunakanlah bentuk
huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari pengguanaan font
yang sulit untuk dimengerti.
7. Jika isi laporan
menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda "." atau "-
". Bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya
dan sajikan dalam urutan yang terpenting.
8. Letakkanlah informasi
yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami untuk
menjelaskan kepada pemakai laporan Ietak dari informasi detail tersebut.
9. Usahakan di dalam
laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin akan
ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak
ada.
10. Laporan untuk tingkat
manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat
manajemen yang lebih rendah lebih terinci.
11. Laporan harus dibuat
dan didistribusikan tepat pada waktunya. 7 Desain Sistem Terinci (Output dan
Input)
12. Laporan harus
sederhana tetapi jelas.
13. Laporan harus
diungkapkan dalam bentuk dan Bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh
pemakainya.
14. Isi laporan harus
akurat.
15. Laporan bilamana
mungkin harus distandardisasi. Bentuk-bentuk laporan yang selalu berubah akan
menyebabkan kebingungan bagi mereka yang menggunakannya.
16. Laporan harus
berguna
17. Biaya pembuatan
laporan harus dipertimbangkan
Alat-alat
Desain Output Terinci
Dua buah alat
desain sistem dapat digunakan untuk desain output terinci, yaitu sebagai
berikut ini.
1. Printer layout form
atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan suatu bagan yang
digunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output di printer.
2. Kamus data output yang
merupakan pengembangan dari kamus dari arus data. Kamus data output digunakan
untuk menjelaskan secara terinci tentang data yang akan disajikan di
laporan.
Mengatur
Tata Letak Isi Output
Pengaturan
isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari output untuk
dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan
desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun bagi
programmer.
Bagi
pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah
sesuai dengan yang dinginkan atau belum. Bagi programmer akan digunakan sebagai
dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmer
membutuhan desain output ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi
yang harus disajikatt~i suatu output.
Pengaturan
tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat bagan
tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data output. Supaya tidak
dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi harus tidak
boleh berupa sampah.
Oleh
karena itu desain input harus berusaha membuat suatu sistem yang dapat menerima
input yang bukan sampah. Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar
sebagai penangkap input yang pertamakali. Jika dokumen dasar tidak didesain
dengan baik, kemungkinan input 8 Desain Sistem Terinci (Output dan Input) yang
tercatat dapat salah bahkan kurang.
Pada
bab ini akan dibahas desain input terinci untuk perancangan dokumen dasar dan
kode-kode yang digunakan untuk input. Dokumen Dasar Dokumen dasar (source
document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang
terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai
input ke sistem informasi untuk diolah. Dokumen dasar sangat penting di dalam
arus data di sistem informasi.
Dokumen
dasar ini dapat membantu di dalam penanganan arus data sebagai berikut ini
1. Dapat
menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap.
2.
Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten
dan akurat.
3. Dapat mendorong lengkapnyg data,
disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu persatu di dalam dokumen
dasarnya.
4. Bertindak sebagai pendistribusi data,
karena sejumlah tembusan dari formulirformulir tersebut dapat diberikan kepada
individu-individu atau departemendepartemen yang membutuhkannya.
5. Dokumen dasar dapat membantu di dalam
pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk
audit trail (pelacakan pemeriksaan).
6. Dokumen
dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung back up) dari file-file
data di komputer.
Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik. Berikut ini merupakan petunjuk-petunjuk di dalam perancangan dokumen dasar yang baik, sebagai berikut ini:
Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik. Berikut ini merupakan petunjuk-petunjuk di dalam perancangan dokumen dasar yang baik, sebagai berikut ini:
1.
Kertas yang dipergunakan. Beberapa faktor
harus dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan digunakan, yaitu
sebagai berikut ini.
a. Lamanya dokumen dasar tersebut akan disimpan.
b. Penampilan dari dokumen dasar.
c. Banyaknya dokumen dasar tersebut ditangani.
d. Bagaimana menanganinya (secara halus, kasar, dilipat atau dibawa-bawa oleh pemakainya). e. Lingkungan-lingkungannya (berlemak, kotor, panas, dingin, lembab atau mengandung asam).
f. Metode pengisian data di dokumen dasar tesebut, ditulis tangan atau dice- 9 Desain Sistem Terinci (Output dan Input) tak dengan mesin.
g. Kemananan terhadap pudarnya data yang dicatat di dokumen dasar.
a. Lamanya dokumen dasar tersebut akan disimpan.
b. Penampilan dari dokumen dasar.
c. Banyaknya dokumen dasar tersebut ditangani.
d. Bagaimana menanganinya (secara halus, kasar, dilipat atau dibawa-bawa oleh pemakainya). e. Lingkungan-lingkungannya (berlemak, kotor, panas, dingin, lembab atau mengandung asam).
f. Metode pengisian data di dokumen dasar tesebut, ditulis tangan atau dice- 9 Desain Sistem Terinci (Output dan Input) tak dengan mesin.
g. Kemananan terhadap pudarnya data yang dicatat di dokumen dasar.
2.
Ukuran dari dokumen dasar. Usahakan ukuran
dari dokumen dasar berupa ukuran dari kertas yang standar dan banyak dijual.
Ukuran kertas yang umum adalah ukuran kuarto (81/2" x 11") dan ukuran
folio (81/2" x 14"). Jika dokumen dasar lebih kecil dari ukuran
kertas standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan yang tidak
membuang kertas, misalnya ukuran kertas standar dibagi 2, dibagi 3, dibagi 4 dan
sebagainya.
3.
Warna yang digunakan. Penggunaan warna
akan membantu di dalam mengidentifikasikan dengan cepat dokumen dasar yang
dipergunakan. Warna yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama
bila menggunakan karbon. Warna yang baik ini adalah warna yang cerah.
Warna-warna gelap, seperti misalnya biru tua, hijau tua, merah tua, coklat,
ungu, hitam dan lain sebagainya sebaiknya dihindari untuk digunakan.
4.
Judul dokumen dasar. Dokumen dasar harus
diberi judul yang dapat menunjukkan jenis dan kegunaan dari dokumen dasar
tersebut. Judul harus sesingkat mungkin tetapi jelas. Bila dokumen dasar akan
digunakan oleh pihak-pihak luar perusahaan, selain judul yang ada, maka nama
perusahaan sebaiknya juga dicantumkan.
5.
Nomor dokumen dasar. Nomor dokumen dasar
dapat digunakan untuk menunjukkan keunikannya. Nomor dokumen dasar dapat
diletakkan di pojok bawah kiri atau di pojok bawah kanan (jangan di atas kiri,
karena tertutup bila distaples dan jangan di atas kanan, karena dapat
membingungkan dengan nomor urut dokumen dasar). Nomor dokumen dasar ini dapat
juga digunakan untuk menunjukkan sumber dan jenisnya. Misalnya nomor dokumen
dasar PJ-FO1 dapat menunjukkan bahwa sumbernya dari departemen penjualan
(ditunjukan oleh kode PJ) dan jenisnya adalah faktur penjualan model ke 1
(ditunjukkan oleh kode FOl).
6.
Nomor urut dokumen dasar. Disamping nomor
dokumen dasar, nomor unit dari masing-masing dokumen dasar biasanya dicantumkan
di pojok kanan atas. Nomor urut ini sangat perlu untuk tujuan pengendalian
(dapat diketahui bila ada dokumen dasar yang hilang bila nomornya meloncat),
untuk pelacakan pemeriksaan dan untuk pengarsipan.
7.
Nomor dan jumlah halaman. Bila dokumen
dasar terdiri lebih dari satu halaman, maka tiap-tiap halaman harus diberi
nomor dan jumlah halamannya, supaya bila ada halaman yang hilang dapat
diketahui. Misainya halaman pertama dapat diberi nomor halaman 1-3 (menunjukkan
halaman pertama dari sejumlah 3 halaman), halaman ke dua YA Q 10 Desain Sistem
Terinci (Output dan Input) diberi nomor 2-3 dan seterusnya. Nomor dan jumlah
halaman ini biasanya diletakkan pada sebelah kanan atas.
8.
Spasi. Spasi antar baris dan spasi antar
karakter pada dokumen dasar harus diperhatikan, terutama bila dokumen dasar
akan diisi dengan data yang dicetak dengan mesin. Untuk spasi di dokumen dasar
harus disesuaikan dengan spasi yang dibuat oleh mesin.
9.
Pembagian area. Dokumen dasar harus
dibentuk dengan pembagian area sedemikian rupa, sehingga memudahkan untuk
mencarinya guna pengisian atau pencarian data. Pembagian area ini meliputi area
judul, area halaman, area kontrol, area organisasi, area obyek, area tubuh,
area berita, area otorisasi, area jumlah dan area nomer.
0 komentar: